宴请目的
可以是为某一个人，也可以为某一事件。例如：为代表团来访，为庆祝某一节日、纪念日，为外交使节或外交官员的到离任，为展览会的开幕、闭幕等。在对外交往中，有时邀请朋友聚餐，并不一定需要什么特别的理由。
邀请范围
邀请范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方由什么人出来作陪。需考虑的因素包括宴请性质、主宾身份、对方对我的做法、国际惯例和当前政治气候等。邀请范围确定之后，即可草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、性别、职务、称呼等都要准确，对方是否有配偶等情况亦应了解。因了解情况不准，出现差错的事经常发生，例如：把名字写错；本来是女士，却邀请其偕“夫人”等。多边活动尤其要考虑政治关系，是否邀请政治上相互对立国家的人员出席同一活动，需慎重考虑。
宴请时间
应对主、客双方都合适，注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如：基督教人士忌13日，更忌逢星期五的13日；伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。小型宴请应首先征询主宾意见，相机口头当面约请，或电话联系，主宾同意后，再约请其他宾客。
请柬要求
宴请活动一般均发请柬，这既是礼貌，也便于客人准确知道宴请的时间、地点。有些国家，邀请最高领导人作为主宾参加活动，除请柬外，还需专门发邀请信。
请柬应提前一周至二周发出，以便被邀请人早做安排。请柬内容包括宴请的时间、地点、形式、主人的姓名（或单位名称），有时还写明事由、服装、请客人答复等要求。请柬中文行文不用标点符号，括号除外，所提到的人名、单位、节日都应用全称。
中文请柬行文中不写被邀请人姓名，其姓名写在请柬信封上，而主人姓名应印在落款处。落款不写时间。请柬格式与行文，中外文本差异较大，注意不能生搬硬套。
请柬信封上被邀请人姓名、职务要书写准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，国内凭请柬入场的场合，则应发每人一张。
菜单制定
宴请选菜主要考虑主宾的喜好与禁忌。例如：伊斯兰教人士用清真席，不喝酒，甚至不喝任何带酒精的饮料；印度教人士不吃牛肉；佛教人士吃素；也有因身体原因不能吃某种食品的。大型宴请，则应照顾到各个方面，在我国一般用清真。例如：我国在人民大会堂举行的国庆招待会，都采用清真菜肴。
菜肴选择要有针对性，菜量要适当。海参、鲍鱼、鱼翅、燕窝等价格昂贵，有些客人并不喜欢，宜选用有本地特色的食品。
无论何种宴请，事先均应开列菜单，并报请有关负责人同意。有外宾出席的宴会，需印制菜单并译成外文。国宴或小型宴会菜单每人一份。
西餐菜单顺序是冷盘、汤、热菜、甜点、水果，中餐则把汤放在热菜之后（目前在涉外宴请时，中餐上菜顺序一般与西餐同）。
席位安排
国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，同样远近者，右高左低。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定，同样远近者，右高左低。男女间隔安排，在国外流行女陪男，即以女主人为准，男主宾在女主人右侧，主宾夫人在男主人右侧。
在我国宴请，习惯男陪男，女陪女，以便于谈话，即男主宾坐男主人右侧，主宾夫人坐女主人右侧。
礼宾次序是排席位的主要依据。
主宾身份高于主人，为表示尊重，可请主宾坐在主人的位置，主人则坐主宾位置，第二主人坐在主宾的左侧。但也可按常规安排。
主宾有夫人，而主人的夫人又不能出席时，可请其他身份适当的女士作第二主人。如无合适人选，也可把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。
在许多国家，译员不入席，坐在主人和主宾身后。我一般将译员安排在主宾右侧（圆桌）或主人左侧、对面（长桌）。（马保奉 外交部礼宾司原参赞）
